7. Oktober 2025 | Arvato Systems Gütersloh

Mit KI in die Zukunft

Was wir bei Arvato Systems gelernt haben

(Gütersloh, 7. Oktober 2025) „Künstliche Intelligenz ist angekommen – nicht irgendwo in der Theorie, sondern mitten im Arbeitsalltag“, sagt Programmkoordinatorin Kristina Herrmann bei der Begrüßung der Mitglieder und Gäste in den Räumlichkeiten von Arvato Systems – das Unternehmen gehört zu Bertelsmann. Der international tätige IT-Spezialist erzielt mit rund 3.500 Mitarbeitenden an über 25 Standorten weltweit einen Umsatz von 512 Mio. Euro. Referent des Abends ist Sascha Ortmann, Senior Consultant mit den Schwerpunkten KI und Compliance, der über Erfahrungen und Strategien im Umgang mit Microsoft 365 Copilot und KI-gestützter Transformation berichtet.

„Wir haben diesen Wandel früh begleitet und bereits vor über zwei Jahren begonnen, mit Microsoft 365 Copilot – die ChatGPT-Integration für die Microsoft-365-Welt – KI ganz konkret in unsere täglichen Aufgaben und unsere Marketingprozesse zu integrieren“, berichtet der Berater mit den Schwerpunkten KI und Compliance.

Wenn Sascha Ortmann über Künstliche Intelligenz spricht, spürt man sofort seine Begeisterung. In seinem Vortrag zeigt er, wie Microsoft Copilot heute den Arbeitsalltag bei Arvato Systems spürbar verändert – und warum die wahre Revolution nicht in der Technologie, sondern im Umgang mit ihr liegt. „Eigentlich ist KI keine Zukunftsmusik mehr. Die Zukunft ist schon da – sie ist längst Teil unseres täglichen Doings“, betont Sascha Ortmann gleich zu Beginn.

Mit KI-Modellen hatte sich Arvato Systems schon länger beschäftigt, der Hype kam dann mit ChatGPT. „Wir waren die Ersten in Deutschland, die den Copilot getestet haben“, erzählt der Experte für Microsoft 365. Selbst Microsoft Deutschland fragte bei Arvato Systems an, wenn Kunden sich für den Copilot interessierten. Eine Technologie, die den Arbeitsalltag grundlegend verändern wird. „Unsere Erwartungshaltung war riesig“, erinnert sich Sascha Ortmann. „Wir dachten, jetzt läuft alles von allein. Die Realität sah erst mal anders aus.“

Aller Anfang ist holprig

Es war ein Lernprozess. Zunächst musste man sich von der Vorstellung lösen, dass Copilot alle Aufgaben perfekt und selbstständig erledigt. Der Schlüssel war und ist der richtige Prompt, also die Eingabeaufforderung des Users. „Man muss mit ihm reden, wie mit einem neuen Praktikanten“, erklärt Sascha Ortmann. Gleichzeitig entwickelt sich die Technologie immer weiter. Deshalb ist die regelmäßige Schulung von Mitarbeitenden das A und O. „Mittlerweile sind wir an einem Punkt, an dem uns KI wirklich hilft – und zwar ganz praktisch, jeden Tag“, bringt es der Senior Consultant auf den Punkt. Von der Erstellung von Content, Bildern, Videos und Präsentationen über die Zusammenfassung von E-Mails bis hin zu Datenanalysen.

Copilot ist in die bekannten Microsoft-365-Anwendungen integriert: in Outlook, Word, Excel, PowerPoint und Teams. Ende 2024 vermeldete Microsoft 55 Copilot-Integrationen, Mitte 2025 waren es schon weit über 150. Sascha Ortmann zeigte eindrucksvoll, wie der digitale Assistent Routineaufgaben übernimmt und Informationen aus verschiedenen Quellen intelligent verknüpft.

Der digitale Assistent

Ein gutes Beispiel ist die Up-to-date-Zusammenfassung nach dem Urlaub. Dazu genügt eine einfache Anfrage – „Was waren die wichtigsten Themen, um die ich mich jetzt kümmern muss?“ – und Copilot fasst relevante Mails, Termine und Chatnachrichten zusammen. „Er kennt meinen Kalender, meine Projekte und sogar meinen Vorgesetzten“, so Sascha Ortmann. Doch nicht nur die persönliche Produktivität wird unterstützt. Auch Teamsitzungen lassen sich effizienter gestalten: Copilot erstellt automatisch Besprechungsnotizen, fasst Diskussionen zusammen und ordnet Aufgaben den richtigen Personen zu. „Wenn man mal fünf Minuten zu spät ins Meeting kommt, fragt Copilot direkt: Soll ich dir kurz zusammenfassen, was bisher besprochen wurde?“, erzählt der KI-Spezialist. „Das spart Zeit und bringt uns schneller zurück ins Thema.“ Die KI kann zudem PowerPoint-Präsentationen erstellen und passende Bilder suchen. Allerdings ist das Erstellen von neuen Präsentationsfolien noch nicht so ganz ausgereift, bei der Überarbeitung bestehender Präsentationen ist die KI jedoch schon jetzt eine gute Hilfe. Selbst bei der Auswertung und Analyse von Daten – Copilot ist in Excel integriert – unterstützt Copilot. Verstehen, bereinigen, sortieren und formatieren – all das in einem rasanten Tempo mit anschließender grafischer Darstellung der Ergebnisse.

Die Menschen mitnehmen

So beeindruckend Copilot arbeitet – ohne den Menschen funktioniert er nicht. Je genauer man den Copilot brieft, desto besser sind die Ergebnisse. Man erwartet eine intuitive Benutzung, doch das Prompten muss man lernen. Deshalb setzt Arvato Systems auf intensive Trainings: Mitarbeitende lernen, wie sie mit Copilot interagieren, Prompts formulieren und KI-Ergebnisse richtig bewerten. „Es ist ein permanentes Dazulernen“, sagt Sascha Ortmann. „Manchmal klappt etwas nicht, dann probiert man es später noch einmal oder passt den Prompt an – und plötzlich funktioniert es perfekt.“

Arvato Systems nutzt Copilot auch im Marketing. Hier spart die KI nicht nur Zeit, sondern eröffnet ganz neue kreative Möglichkeiten. Texte für Pressemitteilungen, Blogbeiträge oder Social-Media-Posts lassen sich in Sekunden generieren – und dabei individuell anpassen. „Ich kann Copilot beibringen, wie wir bei Arvato schreiben“, erklärt der KI-Spezialist. „Die KI liest unsere bisherigen Veröffentlichungen, merkt sich den Stil und erstellt dann neue Texte, die klingen, als kämen sie direkt von uns.“ Bilder, Poster, Videos oder auch Quellcode lassen sich direkt im System erzeugen. Anhand seiner eigenen PowerPoint-Präsentation zeigt Sascha Ortmann, wie daraus eine Art Video mit Musik und Sprechertext wird. Der Prompt war sehr simpel, das Ergebnis nach drei Minuten ist verblüffend, nicht perfekt, aber eine gute Basis, um weiter daran zu arbeiten.

Wissen erweitern und verstetigen

Arvato Systems nutzt KI längst nicht mehr nur als Werkzeug, sondern baut darauf auf. In speziellen Teams werden sogenannte „Agents“ gebaut – spezialisierte KI-Module, die bestimmte Aufgaben automatisiert erledigen. Die Agenten werden parallel für Copilot und ChatGPT gebaut. Die Mitarbeitenden dürfen sich für ein Modell entscheiden. Diese Agents greifen auf unternehmensinterne Datenquellen zu und arbeiten mit einem festgelegten Schreibstil. So gibt es Agents zur Optimierung von Webseiten, zur Erstellung von LinkedIn-Posts, Blog-Beiträgen, Topic Research und viele mehr. Dem regelmäßigen Austausch – etwa alle drei bis vier Wochen im Rahmen der Copilot Office Hours und internen Schulungen kommt eine besondere Bedeutung zu. Damit das Wissen geteilt wird, hat Arvato Systems eine Prompt-Bibliothek und einen abteilungsübergreifenden Austausch über erfolgreiche Prompts und Best Practices etabliert.

Damit KI wirklich eine spürbare Unterstützung für Mitarbeitende ist, müssen die mitgenommen werden und etwaige Ängste abgebaut werden. Auch die technische Basis, die Umgebung muss stimmen. Wer nur wenige Daten in der Microsoft-Umgebung hat, wird mit Copilot wahrscheinlich eher mäßige Ergebnisse erzielen. Zudem ist die Qualität vorhandener Daten entscheidend. Und last but not least müssen Compliance-Themen immer mitgedacht werden. Die anschließende Diskussionsrunde zu Anwendungsmöglichkeiten, Compliance oder wie man Mitarbeitenden die Scheu vor KI nimmt, zeigt, dass das Thema bewegt.

https://arvato.systems/mc-copilot

https://arvato.systems/mc-copilot-agents

Text: Eike Birck Fotos: Sarah Jonek