20. April 2026 | OCTA Steuerberater, Wilhelmstraße 5 +7, 33602 Bielefeld

Agil & anders: Unternehmeralltag neu denken

Octa Talk x Marketing Club Ostwestfalen-Lippe e. V.

(Bielefeld, 20. April 2026) An diesem Abend nimmt uns Ralf Sommer, Inhaber von Octa Steuerberater, und Lasse Rheingans, Geschäftsführer von Rheingans GmbH mit auf eine „Heldenreise der Agilität im Unternehmeralltag“. Zusammen mit Lasse Rheingans, Geschäftsführer der Rheingans GmbH, der durch die „Erfindung“ des 5-Stunden-Arbeitstags weit über Bielefelds Grenzen hinaus für Aufsehen sorgte, zeigt er im Dialog, wie ein fundamentaler Transformationsprozess in puncto Unternehmenskultur funktionieren kann. In Anlehnung an das Videospiel Super Mario vermittelte der Vortrag unterhaltsam moderne Führungsprinzipien, Vertrauenskultur und Selbstorganisation.

Der Ausgangspunkt ist dabei typisch für viele mittelständische Unternehmen: „Wir waren in uns gefangen“, beschreibt Ralf Sommer die Situation. Funktionierende Prozesse, gute Qualität und dennoch das Gefühl, dass etwas nicht ganz passt. Die Belastung wuchs, insbesondere rund um fixe Deadlines wie den 10. eines Monats für die Umsatzsteuer. Gleichzeitig veränderte sich die Arbeitswelt rasant:

steigende Kundenanforderungen, Fachkräftemangel, zunehmender Druck. „Systeme schützen sich vor Wandel“, weiß Lasse Rheingans. Mit seiner Beratungsagentur begleitet er Organisationen dabei, Zusammenarbeit, Kommunikation und Entscheidungen klarer zu machen, damit Menschen wirksam arbeiten können. Denn wer sich in einer rasant veränderten Welt nicht bewegt, sich nicht anpasst, der wird als Unternehmen bald überholt.

Der erste entscheidende Schritt war deshalb bewusst einfach gehalten – ein ergebnisoffener Workshop mit der gesamten Belegschaft. Ziel war es, systemische Klarheit zu schaffen: Wo drückt der Schuh wirklich? Die Antworten waren erstaunlich bodenständig: zu langsame Computer, fehlende Formulare seitens der Finanzverwaltung, stockende Freigabeprozesse. Gleichzeitig formulierten die Mitarbeitenden selbst, was sie im Alltag unter Stress setzt wie etwa verspätete Unterlagen von Mandanten kurz vor Fristablauf. Diese Offenheit macht einen zentralen Hebel sichtbar: Themen müssen besprechbar werden. „Erst dann werden sie verhandelbar“, betont Lasse Rheingans.

Wohin geht die Reise?

Aus den gesammelten Punkten entstanden acht Arbeitskreise, die sich strukturiert mit den identifizierten Themen auseinandersetzten. Ein besonders prägnantes Beispiel ist der Arbeitskreis „Sanktionen und Deadlines“. Hier wurde ein sensibler, aber entscheidender Aspekt bearbeitet: der Umgang mit Kunden, die durch ihr Verhalten Stress erzeugen. Das Ergebnis war unter anderem eine bewusst provokant benannte „Terroristenliste“ – eine Übersicht von Mandanten, bei denen Prozesse nicht funktionieren. Ziel war nicht Ausgrenzung, sondern Gesprächsanlass: Erwartungen klären, Zusammenarbeit verbessern. Gleichzeitig wurden positive Beispiele hervorgehoben – Kunden, bei denen Abläufe reibungslos funktionieren.

Mit dieser Phase begann das, was Ralf Sommer und Lasse Rheingans als „Warp-Tunnel“ bezeichnen: der Moment, in dem die Transformation spürbar an Geschwindigkeit gewinnt. Hindernisse werden nicht nur identifiziert, sondern aktiv aus dem Weg geräumt. Entscheidungen werden getroffen wie etwa für die Softwarelösung DATEV als „beste verfügbare Option“. Entscheidend ist dabei weniger die Perfektion als die gemeinsame Klarheit: Wo wollen wir hin? Diese Frage wurde im nächsten Workshop mit einem ambitionierten Ziel beantwortet: Octa soll bis 2030 vollständig agil arbeiten.

Der Weg dorthin folgt drei Prinzipien: Ausrichtung, Motivation und Befähigung. Die Ausrichtung sorgt für ein gemeinsames Zielbild. Die Motivation entsteht durch echte Beteiligung: Mitarbeitende übernehmen Verantwortung in Arbeitskreisen, bringen ihre Stärken ein und gestalten aktiv mit. Die Befähigung wird durch passende Tools und Strukturen sichergestellt. und das u.a. durch die konsequente Nutzung von Microsoft Teams als transparente Kommunikationsplattform über alle vier Octa-Standorte hinweg.

Ein Unternehmen ohne Geschäftsführung

Ein besonders mutiger Schritt folgte im nächsten Level der Transformation: die Abschaffung der klassischen Geschäftsführung in Entscheidungsprozessen. Formal bleibt sie bestehen, doch operative Entscheidungen trifft heute die Organisation selbst. Herzstück ist das wöchentliche Montagsmeeting, in dem Team- und Stabstellenleitungen – bei Bedarf vertreten durch andere Teammitglieder – gemeinsam Entscheidungen treffen: von der Aufnahme neuer Kunden bis zur Personaleinstellung. „Die Entscheidung wird dort getroffen, wo die Arbeit passiert. Das stärkt nicht nur die Qualität der Entscheidungen, sondern auch die intrinsische Motivation“, sagt Ralf Sommer.

Dieses Vertrauen wirkt:

Mitarbeitende übernehmen Verantwortung, gestalten Prozesse und entwickeln Lösungen. Gleichzeitig zeigt sich, dass Agilität nicht für jeden gleichermaßen geeignet ist. Es braucht eine offene Austausch- und Feedbackkultur sowie die Bereitschaft zur Selbstreflexion: Welche Rolle passt zu mir? Welche Stärken bringe ich ein? Die Organisation lernt, Vielfalt bewusst zu nutzen. Mal braucht es Stabilität, mal Kreativität.

Ein weiterer zentraler Baustein ist die Schaffung von Sicherheit. Neben klaren Strukturen wurden gemeinsam Leitplanken definiert, die Orientierung geben und gleichzeitig Freiraum ermöglichen. Ein Beispiel ist die flexible Gestaltung der Arbeitszeiten:

Mitarbeitende legen ihre Zeiten selbst fest, inklusive individueller Kernzeiten, abgestimmt im Team. Noch bestimmen die Mitarbeitenden ihr Gehalt nicht selbst, aber es gibt bereits ein innovatives Modell: ein jährliches Budget von vier Prozent extra auf die Lohnsumme für jedes Team, über dessen Verwendung eigenständig entschieden wird.

Erfolge feiern

Auch kulturelle Aspekte spielen eine wichtige Rolle: Erfolge werden bewusst gefeiert, trotz oder gerade wegen einer in Teilen eher introvertierten Belegschaft. Eine eigens benannte Feel Good Manager sorgt dafür, dass Fortschritte sichtbar bleiben. Gleichzeitig wird eine offene Fehlerkultur etabliert:

Im Prozess sind Fehler erlaubt und notwendig, um zu lernen. Am Ende – etwa bei der finalen Steuererklärung – muss jedoch weiterhin höchste Präzision gewährleistet sein.

Die Auswirkungen des Transformationsprozesses sind bereits deutlich spürbar. Die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigt, die Bewerberzahlen nehmen zu. Neue Rollen wie eine Feelgood-Managerin für Bestandskunden zeigen, wie sich der Blick auf Zusammenarbeit erweitert: Der Kunde soll die Kooperation nicht nur als korrekt, sondern als angenehm erleben.

Für Ralf Sommer persönlich bedeutet die Transformation ebenfalls eine Rückkehr zu seinen Wurzeln: Statt primär zu führen, arbeitet er wieder operativ als Steuerberater – genau dort, wo seine eigentliche Leidenschaft liegt. Die anfängliche Euphorie ist dabei einem realistischeren, aber stabilen Optimismus gewichen. Der Weg ist nicht abgeschlossen, sondern ein fortlaufender Prozess.

„Agilität sichert Zukunftsfähigkeit“, fasst Lasse Rheingans zusammen. Und genau das zeigt die Reise von Octa: Veränderung braucht Mut, Vertrauen und die Bereitschaft, Verantwortung neu zu denken. Was als Suche nach Entlastung begann, ist heute ein tiefgreifender Kulturwandel – hin zu einem Unternehmen, das sich selbst immer wieder neu ausrichtet und gemeinsam mit seinen Kunden wachsen will. Die angeregten Diskussionen beim Get-together zeigten, wie sehr das Thema die Zuhörenden bewegt. Eine gute Inspiration für das eigene Handeln.

Text: Eike Birck, Freie Autorin und Journalistin; eike.birck@tips-verlag.de 

Fotos: Sarah Jonek, www.jonek-fotografie.de